Project Management Support - Senior Assistant

**Job Highlight**
Impulsar el éxito de los proyectos mediante la provisión de apoyo administrativo y de coordinación esencial en las etapas de planificación, implementación, monitoreo y reporte, garantizando una ejecución fluida y eficiente.

**About the Region**
In Latin America and the Caribbean, UNOPS operates across 23 countries, delivering high-impact solutions that drive sustainable development. UNOPS focuses on building and improving resilient infrastructure—including roads, bridges, public facilities, sanitation systems, and housing—to enhance quality of life and foster inclusive growth. UNOPS also supports public health by procuring essential medicines and medical equipment, ensuring broader access to healthcare services. By strengthening institutional capacities, UNOPS promotes transparent, efficient, and equitable public management. As a trusted partner to governments and development stakeholders, UNOPS aligns its interventions with national priorities, helping countries advance the Sustainable Development Goals through practical, results-driven support.

**Job Specific Context**
El/La Asistente Sénior de Apoyo a Proyectos, colaborará en un proyecto firmado entre UNOPS y el Gobierno de Nicaragua, en el marco de un financiamiento con fondos BCIE, denominado “Supervisión del Programa de Apoyo a la Atención de la COVID-19 y el Mejoramiento de la Red Hospitalaria a través de Equipamiento e Infraestructura”; su objetivo es verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por el BCIE, en el Convenio de Préstamo, para todo el ciclo de vida de las adquisiciones, desde los documentos de licitación, las especificaciones técnicas y evaluación de ofertas, hasta la verificación de la recepción de los equipos mediante las actas de recepción final. Asimismo, incluye la revisión de informes técnicos sobre las adecuaciones de infraestructura necesarias para la instalación y correcta operación de los bienes.

**Role Purpose**
El/la Asistente Senior de Apoyo a la Gestión de Proyectos brinda apoyo administrativo para garantizar la ejecución efectiva de los proyectos. El rol respalda la planificación, el monitoreo, la elaboración de informes, la logística, las comunicaciones y la gestión documental del proyecto.

**Functions / Key Results Expected**
• Apoyo a Proyectos

• Brindar apoyo administrativo y de coordinación para la planificación, implementación, monitoreo y presentación de informes de proyectos, en cumplimiento con las normas, reglamentos y Procedimientos Operativos Estándar (SOPs) de UNOPS.

• Asistir en el seguimiento del progreso de los proyectos, entregables, contratos, viajes, talleres y subvenciones, garantizando un seguimiento oportuno y una documentación precisa.

• Apoyar la preparación de informes, materiales informativos y minutas de reuniones internas para la gerencia y las partes interesadas.

• Mantener herramientas de seguimiento y asegurar que los datos operativos y de los proyectos estén actualizados y debidamente archivados.

• Participar en reuniones periódicas del equipo para reportar avances, prioridades próximas y necesidades de coordinación.

• Apoyo en Viajes, Logística y Talleres

• Coordinar y organizar la logística para reuniones, talleres, conferencias y eventos de comités directivos, incluyendo viajes, alojamiento, catering y arreglos de seguridad.

• Procesar autorizaciones de viaje, reclamaciones de gastos y reembolsos para personal y socios, conforme a las políticas y procedimientos de UNOPS.

• Preparar y distribuir materiales para talleres y misiones, asegurando que todos los arreglos logísticos y administrativos estén completados con antelación.

• Coordinar con proveedores, sedes y participantes para garantizar la ejecución fluida de los eventos y la resolución oportuna de incidencias logísticas.

• Apoyo en Adquisiciones y Administración

• Apoyar los procesos de adquisiciones, incluyendo la preparación de requisiciones, órdenes de compra (POs) y solicitudes de pago en el sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP).

• Verificar la documentación de respaldo, facturas y entregables contractuales para asegurar su precisión y cumplimiento con las Normas y Reglamentos Financieros de UNOPS.

• Asistir en la revisión de licitaciones, procesos de evaluación y administración de contratos, incluidas modificaciones y extensiones.

• Mantener documentación precisa y organizada de todas las actividades de adquisiciones, financieras y administrativas para fines de auditoría y consulta.

• Apoyar el monitoreo operativo y financiero mediante la actualización de los sistemas de seguimiento de adquisiciones y pagos.

• Apoyo Administrativo y Logístico a la Alta Gerencia

• Brindar apoyo administrativo y logístico a la alta gerencia, incluyendo programación, planificación de misiones y preparación de documentación de viaje.

• Apoyar la coordinación de reuniones de alto nivel, interacciones con donantes y socios, así como visitas oficiales, incluyendo la toma de minu